Ik krijg regelmatig telefoontjes van kleine bedrijven met vragen en of problemen. Ik vraag dan altijd naar de basiszaken, want zonder een goede HR basis is het vroeg of laat wachten op problemen. Wanneer je bedrijf dan ook nog eens snel groeit is het helemaal vervelend wanneer je op HR gebied nog achter de feiten aan moet lopen. Je bedrijf valt of staat met het personeel.

Personeelsdossiers

Start direct met het aanleggen van een personeelsdossier. Dit is namelijk de minimale basis die je echt op orde dient te hebben als bedrijf. Een personeelsdossier kan je digitaal hebben of in papiervorm.

Het personeelsdossier bestaat uit:

• Contract
• Kopie geldig ID (een rijbewijs telt niet)
• Loonbelastingverklaring
• Kopie Diploma’s
• CV
• Alle bevestigingsbrieven van afspraken of veranderingen
• Getekende functieprofiel
• Functionering en beoordelingsformulieren

Wat vind ik de HR basis?

• Arbeidsovereenkomsten: De basis start bij goede contracten voor het personeel. Dit om problemen, onduidelijkheid en risico’s te beperken. In een arbeidsovereenkomst staan vaak de praktische zaken zoals het aantal uren dat je gaat werken, het salaris, de reiskosten, de looptijd van het contract etc.
• Personeelshandboek: In aanvulling op de arbeidsovereenkomst is het goed en handig om een personeelshandboek te hebben met aanvullende regels en richtlijnen. Denk hierbij aan regels omtrent verlof en verlofaanvragen, bijzonder verlof, gedragsregels, omgangsregels, huisregels, pauze tijden, overwerkregeling, ongewenst gedrag protocol etc.
• Verzuimprotocol: Deze heb je nodig om te zorgen dat alle regels duidelijk zijn wanneer er een medewerker ziek is. Iedereen moet voldoen aan de Wet Verbetering Poortwachter. Wanneer je een protocol hebt heb je een richtlijn waar beide partijen zich aan kunnen houden. Het schept ook duidelijkheid over het verloop.
• Functieprofielen: In een functieprofiel staan alle werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden die bij een functie horen. Hierin staat aan wie je verantwoording dient af te leggen. Ook is het slim om hierin bepaalde competenties op te nemen met gedragsindicatoren.

Heb jij bovenstaande op orde binnen je organisatie? Wat vind je wellicht lastig? Laat het me weten zodat ik er weer een blog over kan schrijven. Mocht je hulp nodig hebben of documenten willen laten checken, let me know ik denk graag met je mee en heb al velen bedrijven op weg geholpen zodat zij weer zelf door kunnen.